Congres organiseren: het volledige materiaalpakket voor uw deelnemers

Wie een congres organiseert, heeft zelden één artikel nodig. U stelt een pakket samen: een tas waarin alles zit, een lanyard met naambadge, iets om mee te schrijven, een notitieboek en meestal een attentie die de deelnemer mee naar huis neemt. Mondial Gifts stelt dat pakket samen als één geheel, bedrukt met uw logo of dat van uw sponsors, geleverd op één adres en op één afgesproken datum.

Wij zijn gevestigd in Ternat en leveren al meer dan 45 jaar relatiegeschenken met logo aan bedrijven, federaties, ziekenhuizen en professionele organisatoren in heel België.

Op deze pagina vindt u wat er doorgaans in een congrespakket zit, in welke volgorde u het best plant, wat de prijs bepaalt en welke duurzame keuzes mogelijk zijn. Hebt u liever meteen een voorstel op maat? Stuur uw briefing door met het aantal deelnemers en de datum van uw event, dan werken wij een voorstel uit met all-in prijzen.

Wat zit er in een congrespakket?

Congrespakketten zijn opgebouwd uit dezelfde terugkerende bouwstenen. Welke u opneemt, hangt af van de duur van het event, het profiel van de deelnemers en uw budget per persoon. Een eendaags symposium vraagt een lichter pakket dan een driedaags congres met workshops.

Onderdeel	Waarvoor de deelnemer het gebruikt	Waar u op let bij de keuze
Congrestassen	Draagt het volledige pakket en blijft de hele dag zichtbaar in de zaal	Past de documentatie of een laptop erin, draagcomfort tijdens een lange dag, materiaalkeuze
Lanyards en naambadges	Toegangscontrole, en herkenning tijdens het netwerken	De breedte bepaalt wat er leesbaar op past, type sluiting, formaat van de badgehouder
Pennen	Aantekeningen tijdens sessies, en het artikel dat het vaakst blijft rondslingeren op kantoor	Schrijfcomfort, navulbaarheid, afstemming op de huisstijlkleuren
Notitieboeken en schrijfmappen	Sessies, contactgegevens en actiepunten noteren	Formaat dat in de tas past, papierkwaliteit, keuze voor gerecycleerd papier
Drinkflessen	Hervullen aan waterpunten, zodat u geen wegwerpflesjes hoeft te voorzien	Herbruikbaar en vaatwasbestendig, gewicht, past de fles in het zijvak van de tas
Powerbanks en usb sticks	Toestellen bijladen tijdens een lange dag, of documentatie digitaal meegeven	Capaciteit, aansluitingen, en of het artikel per luchtvracht vervoerd mag worden
Attentie of gadget	De herinnering die na afloop op het bureau blijft liggen	Link met het congresthema, gewicht bij verzending, houdbaarheid als u voeding kiest

De congrestas: hoe kiest u het juiste model?

De tas bepaalt het beeld van uw hele pakket, want het is het enige onderdeel dat elke deelnemer de hele dag in de hand houdt. De eerste vraag is niet welke kleur, maar wat erin moet. Zit er een map met documentatie in, dan volstaat een platte schoudertas. Krijgen deelnemers ook een notitieboek, een fles en een attentie mee, dan hebt u volume en stevige hengsels nodig.

Voor congressen waar deelnemers met een laptop werken, kiezen organisatoren steeds vaker een rugzak in plaats van een klassieke schoudertas: die wordt na het event ook echt hergebruikt, wat de zichtbaarheid van uw logo verlengt. Wilt u een uitgesproken duurzame keuze maken, bekijk dan de ecologische tassen in gerecycleerd of gecertificeerd katoen.

In welke volgorde plant u het materiaal?

De valkuil bij congressen is dat alles tegelijk wordt besteld, terwijl de doorlooptijden sterk verschillen per artikel. Werk daarom in deze volgorde:

Leg eerst het verwachte deelnemersaantal vast. Dat bepaalt de staffel waarin u valt en dus de prijs van elk artikel afzonderlijk. Beslis meteen of u een marge inbouwt voor late inschrijvingen.
Kies daarna de tas. Tassen en artikelen die op maat worden gemaakt of speciaal worden geproduceerd, hebben de langste doorlooptijd van het hele pakket. Dit is de beslissing die u het vroegst moet nemen.
Vul aan met de artikelen uit voorraad. Pennen, notitieboeken, flessen en gadgets uit ons lopende assortiment volgen een kortere weg, zeker bij een bedrukking in één kleur.
Regel lanyards en badgehouders. Die kunnen doorgaans later worden vastgelegd dan de tas, maar wacht er niet mee tot de laatste weken.
Houd de namen op de badges tot het einde open. De badgehouders bestelt u vooraf, de gepersonaliseerde inhoud drukt u pas af als de inschrijvingen sluiten.

De concrete doorlooptijd verschilt per artikel, per druktechniek en per periode van het jaar. Vraag ze op voor de artikelen die u overweegt, dan krijgt u een planning die klopt voor uw datum in plaats van een algemene vuistregel.

Wat bepaalt de prijs van een congrespakket?

Er bestaat geen vaste prijs per deelnemer, omdat elk pakket anders is samengesteld. Deze factoren bepalen samen wat u uiteindelijk betaalt:

Het aantal deelnemers. Vrijwel alle artikelen werken met staffels: hoe hoger het aantal, hoe lager de stukprijs. Dit is de grootste hefboom op uw totaalbudget.
Het aantal artikelen per deelnemer. Een tas met documentatie en een pen ligt in een andere orde van grootte dan een pakket met tas, fles, notitieboek en gadget.
Voorraad of maatwerk. Artikelen uit het lopende assortiment zijn voordeliger en sneller dan producten die speciaal voor uw event worden gemaakt in uw eigen vorm of kleur.
De druktechniek en het aantal kleuren. Een logo in één kleur is voordeliger dan een bedrukking in full colour, en niet elke techniek kan op elk materiaal. Lees welke druktechniek u het best kiest voordat u uw ontwerp vastlegt.
Het aantal drukposities. Uw eigen logo op de voorzijde en sponsorlogo's op de achterzijde betekent twee posities, en dus twee bewerkingen per stuk.
De verpakking. Los geleverd per artikel is voordeliger dan per deelnemer voorverpakt, maar dat laatste scheelt u werk op de dag zelf.

Alle prijzen op deze site zijn exclusief btw en exclusief bedrukking of personalisatie, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. In een voorstel op maat werken wij met all-in prijzen, inclusief levering en personalisatie, zodat u uw budget in één oogopslag ziet.

Duurzame keuzes voor uw congres

Congresmateriaal heeft de reputatie in de vuilnisbak te belanden, en soms is die verdiend. U vermijdt dat op drie manieren. Kies minder artikelen van betere kwaliteit in plaats van een volle tas met wegwerpitems. Geef de voorkeur aan artikelen die na het event een tweede leven krijgen, zoals een herbruikbare fles of een rugzak. En raam uw aantallen realistisch, want overschot is de grootste verspilling bij events.

Ons volledige aanbod ecologische relatiegeschenken bestaat uit artikelen in gerecycleerde, biologische of gecertificeerde materialen. Mondial Gifts is bovendien EPPA-gecertificeerd voor de MVO-gedragscode, wat betekent dat onze werking en onze leveranciersketen extern getoetst zijn. Voor organisaties die hun event moeten verantwoorden in een duurzaamheidsrapportering, is dat een controleerbaar gegeven in plaats van een belofte.

Congres organiseren of deelnemen aan een beurs?

Deze twee situaties worden vaak op één hoop gegooid, maar ze vragen ander materiaal. Als organisator van een congres voorziet u materiaal voor álle deelnemers: iedereen krijgt hetzelfde pakket, de aantallen liggen vast bij de inschrijving en de logistiek draait rond één leveringsmoment op één locatie.

Als exposant op een beurs geeft u iets weg aan bezoekers die u nog niet kent. Daar draait het om aantrekkingskracht op de stand, om weggeefartikelen in grotere aantallen en om een kleiner aantal hoogwaardige geschenken voor kwalitatieve contacten. Organiseert u geen congres maar staat u op een vakbeurs, bekijk dan onze pagina over relatiegeschenken voor beurzen.

Veelgestelde vragen over congresmateriaal

Wat geeft u mee in een congrestas?

De meest gekozen combinatie is een congrestas met daarin de documentatie of het programma, een pen, een notitieboek en een lanyard met naambadge. Afhankelijk van het budget en de duur van het event komt daar een herbruikbare drinkfles of een attentie bij.

Hoelang op voorhand moet u congresmateriaal bestellen?

Dat verschilt sterk per artikel. Tassen en alles wat op maat wordt geproduceerd, hebben de langste doorlooptijd en beslist u het eerst. Artikelen uit voorraad met een eenvoudige bedrukking kunnen later volgen. Vraag de actuele doorlooptijd op voor de artikelen die u overweegt, want die hangt ook af van de druktechniek en van de periode van het jaar.

Kunnen er meerdere sponsorlogo's op het materiaal?

Ja. U kunt uw eigen logo combineren met dat van uw sponsors, bijvoorbeeld door de organisator op de voorzijde te plaatsen en de sponsors op de achterzijde of op de band van de lanyard. Elke extra drukpositie is een extra bewerking, en de beschikbare ruimte hangt af van het artikel en de gekozen techniek.

Wat als er meer deelnemers zijn dan verwacht?

Bespreek dit vooraf, bij de eerste bestelling. Artikelen uit voorraad kunnen doorgaans worden bijbesteld, maatwerk zelden op korte termijn. Houd er rekening mee dat een tweede drukronde een licht kleurverschil kan geven ten opzichte van de eerste. Veel organisatoren bestellen daarom meteen een kleine marge bovenop het verwachte aantal.

Levert u op de congreslocatie?

Wij leveren op het adres en de datum die u opgeeft. Geef bij uw aanvraag door of dat uw kantoor is dan wel de eventlocatie, en vanaf wanneer die locatie leveringen kan ontvangen. Zo stemmen wij de planning daarop af.

Zijn er duurzame alternatieven voor klassiek congresmateriaal?

Ja. Voor vrijwel elk onderdeel van een congrespakket bestaat een variant in gerecycleerd, biologisch of gecertificeerd materiaal, van tassen in gerecycleerd katoen tot pennen uit hergebruikte kunststof en notitieboeken op gerecycleerd papier.

Klaar om uw congrespakket samen te stellen?

Bezorg ons drie dingen: het aantal deelnemers, de datum van uw congres en een richtbudget per persoon. U krijgt een gratis digitaal voorstel met all-in prijzen, inclusief levering en personalisatie. De productie start pas wanneer u het ontwerp hebt goedgekeurd.

Stuur uw briefing door Of bel 02 669 68 20

Vrijblijvend en zonder verplichting. Al meer dan 45 jaar relatiegeschenken met logo, vanuit Ternat geleverd in heel België.

Wilt u liever eerst zelf rondkijken? Verzamel uw favorieten in uw offertelijst en stuur die door, dan rekenen wij ze voor u door. Ter inspiratie voor andere gelegenheden vindt u ook onze overzichten van promotieartikelen per doelgroep en campagne.

Mondial Gifts NV, Assesteenweg 65, 1740 Ternat. Bel ons op 02 669 68 20 of mail naar [email protected]. Onze klanten beoordelen ons via onafhankelijke reviews op Kiyoh.